Hur går man från delade datorkonton utan spårbarhet till en helt automatiserad, molnbaserad hantering av tusentals elevkonton? Det var en fråga Boden kommun ställde sig tidigt. Svaret blev ett  långsiktigt samarbete med Eventful och FlowSync, ett samarbete som nu har pågått i nästan tio år.

Tidig digital ambition – men komplex verklighet

Bodens kommun har länge legat i framkant inom digitalisering och var tidigt ute med en uttalad “Cloud only”-strategi för elevkonton. Ett modigt beslut som när det fattades väckte frågor hos betydligt större kommuner.

Men ambitionen krockade med verkligheten. Synkroniseringen mellan elevadministrativa system och Microsoft-miljön var komplex, och brister i datakvalitet fick snabbt stora konsekvenser längre ned i kedjan.

När kontohantering blev personberoende

Enligt Kjell-Gunnar Nordberg, förvaltningsledare IT, var kontohanteringen till en början “ytterst modest”. Elever saknade individuella konton och delade istället generiska inloggningar i datorsalarna, helt utan spårbarhet.

När personliga elevkonton senare infördes ökade säkerheten, men på bekostnad av stabilitet. Processerna var manuella, tidskrävande och ofta beroende av enskilda personer.

”FlowSync gör ju bara precis som den blir tillsagd. Det har varit lätt med er i ryggen att visa var problemen egentligen uppstår.”
– Kjell-Gunnar Nordberg

Ett gemensamt flöde – från inskrivning till klassrum

Med FlowSync som integrationsnav kunde Boden automatisera hela kedjan: från inskrivning i elevadministrativa system till färdiga klass-team och anteckningsböcker i Microsoft 365.

En avgörande faktor har varit möjligheten att anpassa regler för olika verksamheter. Isabell Pucher, förvaltningsledare, beskriver hur förskola, grundskola och vuxenutbildning kan ha egna livscykler – utan att tumma på helheten.

När systemen började städa efter sig själva

Vid övergången av Vuxenutbildningen till FlowSync blev effekterna omedelbart synliga. Redan vid första extraktet identifierades ett stort antal användarkonton som inte längre borde finnas kvar.

Idag:

• tas konton automatiskt bort efter ett visst antal dagars inaktivitet

• får administratörer direkt återkoppling på fel i källdata

• är hanteringen inte längre beroende av enskilda nyckelpersoner.

En trygghet som märks hela vägen ut till eleven

Teresa Pettersson, verksamhetsutvecklare, lyfter särskilt fram värdet av att få rätt stöd och utbildning från början – något som gjort att verksamheten idag fullt ut äger sin egen process.

När Boden sammanfattar nyttan av FlowSync och samarbetet med Eventful återkommer samma ord gång på gång: trygghet.

”Tryggt och säkert skapande av digital miljö för alla – från tekniken till eleven som ska logga in.”
– Isabell Pucher

‍Blicken framåt

Nästa steg för Boden är att ge även studieadministrationen tillgång till FlowSync. Under mötet lyfte både Isabell och Teresa hur viktigt det är att fler roller kan dela ansvar, upptäcka fel direkt och stötta varandra över verksamhetsgränserna. Genom att öppna upp FlowSync för studieadministrationen tar Boden ytterligare ett steg mot en mer enhetlig, mindre personberoende och ännu mer kvalitetssäkrad kontohantering.

‍